Si me lo permitís en esta ocasión el proyecto de planificación al que me voy a referir va a ser más conceptual y genérico que afecta a una gran cantidad de administraciones.
PROYECTO DE PLANIFICACIÓN PARA PROMOVER LA MEJORA DE LA COMPARICIÓN DE INFORMACIÓN ÚTIL ENTRE SERVICIOS DE UN MISMO DEPARTAMENTEO
Como ha quedado patente en estas jornadas uno de los grandes problemas de las Administraciones es que adolecen de tener un sistema eficaz y eficiente para compartir datos o información entre ellos. Si bien se está trabajando en el Gobierno Abierto hacia el exterior, entiendo que hay que hacer un esfuerzo mayor en mejorar el que me atrevería llamar “Gobierno Abierto hacia el interior”, es decir, entre las propios Servicios o Áreas de las Administraciones.
En este caso nos centraremos en la mejora para la compartición de datos e información entre diferentes Servicios de un mismo Departamento cualquiera que sea y, que necesitan compartir información entre ellos. Actualmente, y en muchas administraciones depende de factores arbitrarios o subjetivos de los Jefes de Servicio, o simplemente, depende de la relación entre ellos.
Alcanzando este objetivo se conseguirá que el análisis de los datos y de la información sea más eficiente y que al final redunde en una mejora del servicio que se le presta al consumidor final que, suele ser la ciudadanía.
Actores implicados:
- Director/a General de cualquier Concejalía o Consejería. Será la persona que proponga e impulse este proyecto.
- Los Jef@s de Servici@s que estén implicados al trabajar con datos o información que influyen, de una manera directa o indirecta, a otros Servicios.
- Personal del Servicio de Informática, quienes darán soporte para plantear los requisitos técnicos de la plataforma de compartición de datos. Y que deberán ser comunes para otras Concejalías o Consejerías.
- Personal del servicio de contratación. Se tendrá que contratar a personal o empresas privadas para realizar el diseño y ejecución de la plataforma de compartición de datos. Los recursos internos suelen ser escasos.
- Técnic@s de cada Servicio que intervengan en la recogida, gestión y tratamiento de los datos e información.
- Administrativ@s y auxiliares que intervienen en la información a compartir.
- Sectores económicos, y ciudadanía.
PLANIFICACIÓN EN EL PROCESO DE DISEÑO DEL PROYECTO
- Fase de Diagnóstico y valoración de la solución más viable.
Es la fase más importante en la que se debe hacer un análisis de:
los datos e información que se recaban por los diferentes Servicios,
medios con los que se cuentan, tanto personales como económicos,
sinergias que se podrían obtener con esos datos para los diferentes Servicios implicados,
soluciones a proponer para darle un valor añadido a los datos
Se crearán 2 grupos de trabajos interdisciplinares con parte del personal o actores implicados que quisieran intervenir en el proyecto de manera voluntaria. Asimismo, tras varias reuniones productivas, compararía el diagnóstico y conclusiones de los dos grupos.
Una vez obtenida la mejor versión de los dos grupos de trabajo, a través de alguna plataforma de participación de acceso libre, como Decidim o consul democracy, se intentaría que el resto del personal aportara sus ideas de mejora.
En el diseño de las cuestiones a plantear en la plataforma involucraría a los componentes de los grupos de trabajo a excepción del personal de informática y contratación.
- Fase de Ejecución del Proyecto.
Una vez se tiene el diagnóstico y las solución prevista avanzaríamos a esta segunda fase más práctica y técnica. Esta labor la realizarían los técnicos, y el personal de informática y de contratación. Se intentaría reunir al personal cada cierto tiempo para que fueran viendo los avances del proyecto por si vieran posibles mejoras a realizar.
- Fase de Seguimiento y mejora.
En esta última fase, se intentaría a través de encuestas a todo el personal implicado, utilizando las misma plataforma de participación, que el personal diera su feed back sobre posibles mejoras del trabajo realizado.
Asimismo, y si fuera el caso, haría encuestas de satisfacción, a través de la plataforma de participación ciudadana a los posibles beneficiarios de la información tratada.
- Aspectos positivos y negativos de este sistema de trabajo colaborativo.
Como aspectos positivos se podrían nombrar varios. Cuando el personal participa en un proyecto se suele implicar muchísimo más a la hora de trabajar. Se conseguiría una automatización de los procesos de recogida, compartición y análisis de los datos. Esto redundaría en la fluidez constante de la información y se reducirán los conflictos motivados por esa falta de fluidez que existe actualmente y por supuesto, todos estos beneficios redundarán en el consumidor final de la información, al reducirse los tiempos de espera y sobre todo, ante la mejora de la información al haber habido un análisis de los datos en su conjunto.
Los aspecto negativo o quizás, la dificultad con la que nos podremos encontrar es que se debe conseguir la motivación del personal y que haya un verdadero líder que los guíe. Sacar al personal de las tareas cotidianas es muy complicado.
Como siempre les animo a comentar su opinión, valoración al respecto.
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